Şirketlerde Dijitalleşme

Dijitalleşme olarak ele alınan kavram, toplumun ve bunun bir sonucu olarak ekonominin dijital dünyadaki dönüşümü için kullanılan bir terimdir. Dijital dönüşüm, yeni pazarlar ve iş yapmanın yeni yollarını bulmak, müşterilerle yeni ve farklı şekillerde etkileşim kurmakla ilgilidir. Daha önce hiç yapılmamış şeyleri yapmak için gelişen teknolojinin gücünden yararlanmayı içerir. Günümüzde geldiğimiz son noktada dijitalleşme bir seçenek değil ihtiyaç olarak görülmektedir. Bu sebeple piyasaların önemli bir aktörü olan şirketler de dijitalleşme alanında paylarına düşeni almaktadır. Buna ek olarak; dijitalleşme sürecinde, risk uyum ve regülasyon bağlamında önemli problemlerle karşılaşıldığından, bu kapsamda risk uyum ve regülasyonun temele ilkeleri çerçevesinde hareket edilmesinin çok büyük bir öneme sahip olduğu dikkati çekmektedir.

Dijital Dönüşümün Faydaları

Doğru vizyon, araç ve zamanlamanın yer aldığı bir dijital dönüşüm projesi, şirketler birçok yarar sağlamaktadır. Bunlara örnek olarak; çalışanların görevlerini gerçekleştirmede daha verimli hale gelmesi, yeni iş çözümlerinin uygulanmasıyla birlikte zaman ve maliyetten yana ortaya çıkacak tasarruf, organizasyon içerisindeki tarafların erişilebilirliğinin artması, veri analizinin kolaylaşması ve daha iyi yönetim, sunulan ürün veya hizmetlerin ulusal sınırları aşması ve bunun doğal bir sonucu olarak cironun artması, krizin azalması ve rekabetin artması verilebilmektedir. Ayrıca yeni teknolojilerin kullanılması organizasyonu ile şirketlerin ömrünü uzatacağı öngörülmektedir.

Dijital Dönüşüm Süreci

Kendine has dijital dönüşüm süreçleri belli bir planla başlamaktadır. Bunun strateji belirleme, bir diğer deyişle mevcut durum analizi oluşturma şeklinde de ifade edilmesi mümkündür. Şirket için ana stratejinin belirlenmesi akabinde dijital stratejinin belirlenmesi gerekmektedir. Kararlaştırılan stratejiler için kadrolaştırma gerçekleştirilmelidir. Gerekli iş gücünün sağlanması projenin hayata geçirilmesi için önemli olduğu gibi bu projelerin yönetilmesi için dış kaynaklara başvurulması da gerekebilir. Dış kaynak olarak üniversiteler, serbest çalışan danışmanlar, araştırma enstitüleri örnek verilebilmektedir.  Bir sonraki ve en can alıcı aşama olarak da pazarlama aşaması gelmektedir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken husus; projenin dikkatleri üzerine çekmesini sağlamaktır. Bunun için de birtakım aracı kaynaklardan faydalanılması yarar sağlamaktadır. Çeşitli yazılımlar aracılığıyla bilgilendirme hizmetinin sağlanması, sosyal medya ile projenin desteklenmesi; pazarlama için hayati öneme sahiptir. Pazarlama aşamasında bilgilendirmeler gerçekleştirildikten sonra geri bildirimlerin dikkatli bir şekilde incelenmesi gerekir. Zira bir organizasyonun ayakta kalabilmesi için müşterilerinin şikâyet ve arzularını memnuniyetle cevaplandırılması da en az hizmet kadar önemlidir. Dijital dönüşüm sürecinde son aşama ise verimliliktir. Verimliliği artırmaya yönelik faaliyetlerden yararlanırken en önemli hedeflerden birisi maliyetin azaltılması olmalıdır.

Dijitalleşme Sürecinin Risk Uyum ve Regülasyon Bağlamında Önemi

Dijitalleşme sürecinde önem arz eden bir diğer husus, dijitalleşme sürecinin risk uyum ve regülasyon bağlamında ne ifade ettiğidir. Öncelikle; risk uyumu ve regülasyonun, şirketlerin çalışmalarında hukuki olarak güvende olmalarını sağlamaya yönelik bir prensip olduğu konusunda şüphe bulunmamaktadır. Bu durum, dijitalleşme için de geçerli ve hatta azami öneme sahiptir.

Bilindiği üzere, şirketler aynı zamanda birer vergi yükümlüsüdür. Bu nedenle; dijitalleşme sürecinde, şirketlerin hukuki ve vergisel zorunluluklara uyması gerektiği de kuşkusuzdur. 213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 253 ve 254. maddesi defter, belge ve vesikaları muhafaza ödevini düzenlemiştir. Bu madde hükümlerine göre, defter tutmak mecburiyetinde olanlar, defter ve belgelerini düzenlendikleri yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 (Beş) yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Bu noktada, şirketlerin dijitalleşme süreçlerinde öncelikle bu hususa dikkat etmeleri önem arz etmektedir.

Buna ek olarak; şirketler hem çalışanları bakımından hem de yaptıkları diğer iş ve işlemlerde yer alan kişiler bakımından Kişisel Verilerin Korunması Hukuku bağlamında veri sorumlusu olduğundan, her türlü kişisel verinin dijitalleşme aşamasında Avrupa Genel Veri Koruma Tüzüğü (General Data Protection Regulation/GDPR) düzenlemeleri ile 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerini göz önüne almaları gerekmektedir. Bu kapsamda Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarına uygun kurulmuş şirketler bakımından, 6698 Sayılı KVKK’nın 4. maddesi çerçevesinde, şirketler kişisel verileri işlerken bu “işlemenin”;

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme

ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olmasını sağlamak zorundadır. Aksi halde, şirketlerin ciddi hukuki ve cezai yaptırımlarla karşılaşma riski bulunmaktadır.

Sonuç olarak, evrimleşen ekonomik düzlemde dijital dönüşüm şirketler için kaçınılmazdır. Bütün veri akışlarını online olarak yöneten, müşteri bilgilerine dijital olarak gerçek zamanlı bir şekilde erişen, müşteri paydaş tedarikçi arasında dijital entegrasyon olan, üretim verilerini anlık ölçen, hata paylarını binde bire kadar düşüren, üniversite sanayi iş birliği yapıp yeni projeler geliştiren şirketler ile işlerini geleneksel ölçütlerle yapan işletmeler aynı kapsamda yer almamaktadır. Şirketlerde dijitalleşme teknik bir konu olup bu konuda şirketlerin hem dijitalleşmenin gerçekleştirilmesi hem de dijitalleşmenin hukuki problemleri ile baş edilmesi için bu konuda uzman şirketler ve hukuk büroları ile koordineli şekilde hareket etmesi gerekmektedir. Risk, uyum ve regülasyon çerçevesinde, usulüne uygun olarak yürütülen dijitalleşme süreci, şirketlerin inovatif adımlar atmasını kolaylaştırmakta olduğu gibi hukuki ve cezai yaptırımlardan kaçınmalarına ve zarara uğramalarına da engel olmaktadır.