Poliçe müzakere süreçleri zorlayıcı olabilse de planlı ve pratik bir yaklaşımla ideal hedefe ulaşmak çok daha kolay olacaktır. İyi bir poliçe sayesinde sigortanın kapsamı net olarak belirlenerek olası sorun ve karışıklıkların önüne geçilir.
Müzakere süreçleri, iki veya daha fazla tarafın sözleşmeler, tarifeler veya diğer anlaşmalar gibi belirli koşulları tartışmak ve fikir birliğine varmak için bir araya geldiği yapılandırılmış süreçlerdir. Bu süreçler genellikle karmaşıktır ve başarılı bir sonuca ulaşmak için hem stratejik düşünme hem de etkili iletişim gerektirir. Hem olgusal hem de insani faktörler rol oynar, çünkü her bir tarafın kendi çıkarları, hedefleri ve endişeleri vardır. Etkili bir müzakere süreci tüm bu yönleri dikkate alır ve tüm taraflar için kabul edilebilir bir çözüm bulmaya çalışır.
Müzakere süreci anlık bir olgu olmayıp; aşamalara ayrılan ve sonuçları itibariyle birçok kavram ile temas halinde bulunan bir süreçtir. Tüm süreci yapılandırmaya ve yönetmeye yardımcı olan birkaç önemli aşamalar arasında sayılabilecek konu başlıkları ise :
- Hazırlık: Müzakerelere başlamadan önce, hedeflerinizi açıkça tanımlamanız, diğer taraf hakkında bilgi toplamak ve bir strateji belirlemek için oldukça çok önemlidir. Bu aşama, dijital sözleşme yönetimi, ilgili belgeleri ve önceki anlaşmaları gözden geçirilmesi bakımından oldukça önemli ve özen gösterilmesi gereken bir aşamadır.
- Başlangıç aşaması: Başlangıç aşaması, karşı tarafla ilk talep ve beklentilerin aktarılması için kullanılır. Burada daha fazla müzakere için temeller atılarak, değerlendirilir. Sert, baskın ve talepkar şekilde müzakere anlayışıyla başlamak, başarılı olunabileceği anlamına gelmediğini bilmek gerekir. Çoğu zaman, sert bir başlangıç, eğer varsa, karşı tarafın ne kadar işbirlikçi ve yaratıcı müzakere etme isteğini yok eder. Başarılı liderler müzakere sürecinde yeni fikirler geliştirerek, yeni fırsatları yaratır. Dolayısıyla tarafları doğru analiz etmek çok önemlidir, her zaman bir kooperatif müzakere tarzından (bütünleştirici müzakere) sert, talepkar bir stile (dağıtım müzakere) geçebilirsiniz, ancak tam tersi değil.
- Değişim ve muhakeme: bu aşamada, her iki taraf da bakış açılarını sunar ve argümanlar alışverişinde bulunur. Amaç, diğer tarafın ihtiyaçları ve sınırları hakkında daha derin bir anlayış geliştirmektir.
- Yakınlaşma ve uzlaşma: Burada taraflar birbirlerine yaklaşır ve uzlaşma için çözümler geliştirirler. Sözleşme yönetimi araçları ile, bu aşamada artık sözleşme taslaklarındaki değişiklikleri yönetmek ve mutabık kalındığına ilişkin belgelemek faydalı olabilir.
- Sonuç ve anlaşma: Son aşamada müzakereler resmileştirilir ve sözleşme imzalanır. Hem dijital hem geleneksel sözleşme yönetimi bakımından, nihai anlaşmaları belgelemek ve güvence altına almak için burada çok önemli bir rol oynamaktadır.
- Uygulama ve takip: Müzakerelerin tamamlanmasından sonra, anlaşmaların uygulanması ve bunlara uygunluğunun düzenli olarak kontrol edilmesi gerekmektedir. Etkili bir sözleşme Yönetimi süreci, tüm tarafların yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar.
Bu aşamalar her zaman kesinlikle doğrusal değildir ve müzakere konusu poliçenin kapsamına göre değişiklik gösterebilir.
Müzakereler sadece yapılandırılmış aşamalarıyla değil, aynı zamanda süreç boyunca uygulanan dinamikler ve stratejilerle de karakterize edilir. Tüm tarafların mutlu olması, ilerleyen süreçte ek sözleşmeler ile yenilenen taleplerin daha kolay bir şekilde sonuca bağlanmasına imkan tanıyacağından; poliçe müzakere sürecini bilinçli yönetecek, tecrübeli avukatlarla yürütmek faydalı olacaktır.
